Assistant de Direction H/F - Mairie

Secrétariat du Maire et du directeur général des services
- Ouverture et ventilation des courriers entrants de la mairie
- Organisation de l'agenda du Maire et prise de rendez-vous
- Rappel des informations importantes et transmission des messages
- Rédaction des courriers du Maire et des adjoints le cas échéant
- Assistance à la direction générale des services pour le suivi et le classement des actes administratifs et de certains dossiers

Assistance à la gestion des réunions des élus et à la préparation des actes administratifs
- Organisation, préparation et suivi des réunions des commissions, du Bureau et du Conseil municipal
- Rédaction des ordres du jour, convocations, notes de synthèse et des dossiers à présenter en séance en lien avec le Maire et la Direction générale
- Préparation des comptes-rendus et procès-verbaux du conseil municipal
- Rédaction, suivi du contrôle de légalité, publicité et diffusion des arrêtés, décisions municipales et délibérations
- Préparation et suivi des conventions et contrats en résultant
- Tenue des registres des actes administratifs

Travaux pour la communication municipale
- Suivi de l'élaboration de dossiers de communication ponctuels
- Piloter et coordonner l'organisation des événements officiels qui revêtent une dimension communicative (voeux, cérémonies, inaugurations, .)
- Publications des informations municipales sur les réseaux sociaux de la commune

Contrat renouvelable (absence d'un agent en congés maladie)

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.

• Gestion de l'emploi du temps
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Rédaction de courriers