Assistant de Service H/F - Departement du Finistere

Les Agences Techniques Départementales assurent la représentation territoriale du Conseil départemental dans les domaines de l'aménagement, des routes et des infrastructures. Elles réalisent l'entretien et l'exploitation ainsi que la conduite de travaux de conservation du patrimoine routier. Elles apportent également un conseil de premier niveau aux collectivités locales en matière d'aménagement et de présentation des dispositifs d'accompagnement du Département. Elles sont chargées de la préparation et de la mise en oeuvre des politiques territorialisées sur ces thématiques.Sous la responsabilité du Responsable du centre d'exploitation, le/la secrétaire est en charge du secrétariat et de l'assistance générale à la gestion pour le centre d'exploitation de Morlaix.

Missions :
- Assurer le secrétariat : accueil physique et téléphonique, traitement du courrier, saisie et mise en forme de courriers...
- Assurer la gestion du fonctionnement : gestion des commandes et des stocks de fournitures de bureau, classement, archivage
- Assurer le suivi des dossiers des agents : suivi des plannings congés, astreintes, heures supplémentaires...

Savoir faire :
- Techniques de secrétariat, de communication
- Logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Logiciels métiers : gestion RH (Horoquartz), logiciel de gestion de domaine public routier (Litteralis), gestion du courrier (Elise), logiciel SIG
- Techniques de classement et archivage

Savoir-être :
- Diplomatie et sens de la relation avec les usagers, élus et interlocuteurs
- Sens de l'organisation et de gestion du temps
- Rigueur pour le respect des procédures administratives
- Capacité d'adaptation aux évolutions logicielles

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Ouvrier spécialisé

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Traitement du courrier