Assistant de Direction - Conseil Departemental du Finistere H/F - Conseils départementaux

Agir pour le Finistère et ses habitants, c'est la mission quotidienne des 4 000 agents de la collectivité. Doté d'un budget de plus d'1 milliard d'euro, proposant 100 métiers différents, le Conseil départemental cultive l'innovation dans sa mission de service public et la proximité dans la relation aux usagers Finistériens.
Regroupant 152 professionnels permanents, la Direction territoriale d'action sociale (DTAS) du Pays de Morlaix et du Centre Ouest Bretagne (COB) assure les missions d'action sociale de proximité : l'accueil, l'accès aux droits et l'orientation du public, la prévention et la protection de l'enfance et de la famille, l'insertion et l'accompagnement des publics, les prestations en faveur des personnes âgées dépendantes. Elle décline ses missions au plus près des usagers par le biais de ses 7 services et équipes, intervenant à partir de ses 3 centres départementaux d'action sociale (CDAS), de leurs antennes et de lieux de permanences.
Au sein du service ressources de la DTAS des Pays de Morlaix et du COB, l'agent est chargé d'assister l'équipe de direction sur le champ administratif.

Secrétariat de Direction
- Accueil téléphonique et gestion du courrier
- Organisation des réunions et des CODIR
- Garantir la conformité de la charte graphique, élaborer des documents professionnels, des tableaux de bord et assurer l'archivage.
- Référent du logiciel de gestion du temps (HOROQUARTZ) et maintenir à jour les organigrammes et annuaires.

Interface et lien avec les services
- Assurer un relais fluide entre la Direction Générale, les autres directions et les partenaires extérieurs.
- Gérer les agendas
- Suivre le tableau des astreintes de la direction.

Communication et gestion de l'information
- Être le correspondant interne de l'Intranet en administrant les pages gérées et en concevant des documents de partage d'information à partir de l'Intranet
- Veille et projets : Participer aux projets internes, assurer une veille sur leurs évolutions et organiser l'événementiel de la direction.

Logistique et continuité de service
- Assurer le paramétrage et la gestion des badges d'accès pour le site de Morlaix (entrées/sorties des agents).
- Contribuer à la continuité de service en assurant des suppléances ponctuelles au sein du service ressources (RH, logistique).

Savoirs et savoirs faire :
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la collectivité
- Organiser des agendas et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Recevoir, filtrer les messages téléphoniques et les courriels
- Connaissance des techniques de classement et d'archivage
- Utiliser avec aisance les logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook, Power Point) ainsi que la navigation sur les outils numériques (intranet, internet)
- Connaissance des procédures administratives et des circuits de validation

Savoirs être :
- Être capable de s'adapter, de s'organiser, d'être autonome et de prendre des initiatives dans son domaine de compétence
- Aller vers les autres et être disponible dans son secteur, hors de son secteur, dans son service ou sa direction
- Savoir travailler dans un environnement pluridisciplinaire et s'adapter rapidement aux changements
- Faire preuve de discrétion et de diplomatie

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique